Es gelten folgende Voraussetzungen für die Steuerfreiheit.

• Es liegt eine Dienstreise vor.
• Der amtliche Höchstsatz wird nicht überschritten.
• Der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin hat für den Betrieb des Fahrzeuges selbst aufzukommen.
• Ein Fahrtenbuch oder sonstige Unterlagen zum Nachweis der für das Unternehmen gefahrenen Kilometer liegt vor.

Mit dem amtlichen Kilometersatz sind folgende Punkte abgedeckt:

• Abschreibung/ Wertverlust
• Benzin und Öl
• Wartung und Reparaturen aufgrund des laufenden Betriebes
• Zusatzausrüstungen (z.B. Winterreifen, Schneeketten etc.)
• Autoradio
• Steuern und Gebühren
• Alle Versicherungen (inklusive Kasko-, Insassen-, Rechtsschutzversicherung)
• Mitgliedsbeiträge diverser Autofahrerclubs
• Finanzierungskosten (Kredit- oder Leasingraten)
• Parkgebühren und in- sowie ausländische Mautgebühren

Hinweis: Amtliche Kilometergeldsätze gibt es auch für Fußgänger und Fußgängerinnen, Radfahrer und Radfahrerinnen sowie Mitfahrer und Mitfahrerinnen. In diesem Fall muss der Dienstweg jedoch ausdrücklich vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin angeordnet werden und innerhalb von 24 Stunden zurückgelegt werden.

Wer sich für den amtlichen Kilometersatz entschieden hat, kann keinen höheren Satz mehr verrechnen. Wer jedoch den Nachweis (zum Beispiel Führung eines Fahrtenbuchs ) erbringen kann, dass die tatsächlichen Kosten höher sind als der Kilometersatz, kann die Differenz beim Finanzamt geltend machen.

Gemäß den Lohnsteuerrichtlinien können zur Vermeidung zusätzlicher Administrationskosten bei der Lohnverrechnung die Beträge auf volle Cent aufgerundet werden.

Hinweis: Diese Rundungsmöglichkeit gilt jedoch nicht für die Geltendmachung von Werbungskosten. Die Berechnung der Werbungskosten hat mit drei Nachkommastellen zu erfolgen.